吉林大學研究生檔案管理暫行辦法

                                         校研院字[2002]24號

為了加強研究生檔案管理工作，充分發(fā)揮研究生檔案的作用。根據國家教育部《普通高等學校檔案管理辦法》等文件有關規(guī)定，結合我校實際情況，制定本暫行辦法：

一、檔案管理范圍

所有在籍博士研究生和碩士研究生。

二、檔案歸檔內容

1、入學注冊時應提供的全部檔案材料。

2、報考登記表、入學通知書（正本）等。

3、黨員、團員或黨的積極分子有關材料。

4、參加民主黨派有關材料。

5、各學年總結鑒定表。

6、各種獎勵、表彰登記表等。

7、紀律處分、學籍處理有關材料。

8、研究生成績單。

9、學位申請表、學位審批表。

10、畢業(yè)研究生登記表。

11、畢業(yè)研究生體檢表。

12報到證底聯。

13、其它應存檔的材料。

三、檔案管理方式

1、各院（中心、所）負責本單位研究生檔案的建檔、歸檔、保管、使用、轉遞等項工作。

2、各院（中心、所）委派專人負責研究生檔案的管理工作。

3、研究生被錄取后，由研究生招生辦公室統(tǒng)一調檔，并及時將檔案轉交錄取院（中心、所），開始建檔。

四、檔案的轉遞

研究生離校，所在院（中心、所）應及時將檔案轉出。轉遞檔案須遵守下列規(guī)定：

1、研究生檔案一律通過機密件轉遞，不準分開郵寄或本人自帶。

2、轉遞檔案必須按“檔案轉遞通知單”的項目詳細登記，嚴密包封，加蓋密封章。

3、檔案轉出一個月內要收回回執(zhí)，以防丟失。

五、幾項要求

1、檔案屬于機密材料，檔案管理工作必須貫徹黨和國家有關的保衛(wèi)、保密制度，嚴密保管，保證研究生檔案的安全。

2、應及時收集和補充檔案材料，各種歸檔材料應做到完整、準確、系統(tǒng)。

3、任何人不得私自將材料歸檔或從檔案中抽出材料。

4、各種歸檔材料應使用優(yōu)質紙張，用黑色或藍黑色墨水書寫，字跡清晰、工整，不得隨意涂改。

吉林大學研究生院

二○○二年五月