吉林大學(xué)研究生基本信息管理規(guī)定

校研院字[2009]23號(hào)

為加強(qiáng)研究生基本信息管理，確保研究生基本信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，依據(jù)《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦法》，制定本規(guī)定。

一、研究生基本信息的主要內(nèi)容

研究生基本信息主要包括：

A類信息：姓名、性別、民族、出生日期、身份證號(hào)、最后畢業(yè)時(shí)間、最后畢業(yè)學(xué)校。

B類信息：導(dǎo)師姓名。

C類信息：家庭所在地、乘車區(qū)間。

D類信息：政治面貌、婚姻狀況、研究方向、畢業(yè)專業(yè)名稱、籍貫、簡歷、在校住址、聯(lián)系電話、電子信箱。

E類信息：學(xué)號(hào)、院系所名稱、專業(yè)名稱、入學(xué)年月、學(xué)位類別、考試方式、錄取類別、學(xué)制、外語語種、定向培養(yǎng)單位、照片。

二、研究生基本信息的采集與管理

1．研究生基本信息來源為研究生招生考試時(shí)的網(wǎng)上報(bào)名數(shù)據(jù)，在研究生錄取結(jié)束后，由研究生招生辦公室將數(shù)據(jù)庫提供給綜合處信息管理科。

2．原始數(shù)據(jù)庫中的基本信息經(jīng)研究生綜合處協(xié)同研究生管理處編制學(xué)號(hào)后導(dǎo)入吉林大學(xué)研究生教育管理信息系統(tǒng)。

3．研究生基本信息為研究生指導(dǎo)教師、研究生、研究生培養(yǎng)單位、研究生院各處（辦）提供信息服務(wù)。

4．研究生基本信息由綜合處信息管理科負(fù)責(zé)管理，已經(jīng)確認(rèn)的信息，任何單位或個(gè)人未經(jīng)授權(quán)不得擅自更改。確需修改的，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)。

三、研究生基本信息的更改和補(bǔ)充

1．信息更改和補(bǔ)充的受理部門

（1）A類信息的更改和補(bǔ)充，由研究生綜合處信息管理科受理；B類信息的更改和補(bǔ)充，由研究生培養(yǎng)處教務(wù)科受理；C類信息的更改，由研究生管理處管理科受理；D類信息的更改和補(bǔ)充，由研究生培養(yǎng)單位審查后，登陸研究生教育管理信息系統(tǒng)自行修改。

（2）E類信息無特殊情況不允許修改。

2．信息更改和補(bǔ)充的時(shí)間

A類信息只允許在研究生第一學(xué)年上學(xué)期開學(xué)后30天內(nèi)進(jìn)行更改和補(bǔ)充，其他時(shí)間原則上不再受理。

其他類信息的更改和補(bǔ)充，按照相關(guān)受理部門規(guī)定的時(shí)間辦理。

3．信息更改和補(bǔ)充的申請程序

　　（1）在研究生院主頁的下載專區(qū)里下載《研究生基本信息變動(dòng)審批表》或《研究生更換導(dǎo)師審批表》（以下均簡稱《審批表》）。如實(shí)填寫并準(zhǔn)備相關(guān)證明材料的原件及復(fù)印件。 

　?。?/span>2）研究生所在培養(yǎng)單位審核，并由主管研究生工作的負(fù)責(zé)人簽字蓋章。  

　　（3）報(bào)送《審批表》和相關(guān)證明材料的原件及復(fù)印件到研究生院相關(guān)處（辦）或所在研究生培養(yǎng)單位。  

4．信息更改和補(bǔ)充的相關(guān)要求

　　（1）在研究生教育管理信息系統(tǒng)中姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)、民族為null或不全的，需提供身份證原件、復(fù)印件及《審批表》。

　?。?/span>2）在研究生教育管理信息系統(tǒng)中內(nèi)容格式錯(cuò)誤的，只需填寫《審批表》。  

（3）因入學(xué)考試中誤填造成的研究生管理信息系統(tǒng)中姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)、民族等項(xiàng)是錯(cuò)誤的需提供①身份證原件及復(fù)印件②戶口原件及復(fù)印件③獲得上一級(jí)學(xué)歷和學(xué)位的證書原件及復(fù)印件④研究生報(bào)名登記表⑤《審批表》。（注：出生日期中，月、日錯(cuò)誤，但身份證號(hào)正確的，只需提供身份證原件、復(fù)印件及《審批表》）

（4）出生年度原則上不予更改。

（5）軍人軍官證號(hào)碼轉(zhuǎn)為地方身份證號(hào)碼的需提供①新身份證原件及復(fù)印件②部隊(duì)開具的轉(zhuǎn)業(yè)證明③戶口原件及復(fù)印件④獲得上一級(jí)學(xué)歷和學(xué)位的證書原件及復(fù)印件⑤研究生報(bào)名登記表⑥《審批表》。

（6）家庭所在地變更需持戶籍證明和《審批表》辦理。已婚研究生的家庭所在地以配偶戶口所在地為準(zhǔn)，未婚研究生家庭所在地以父母戶口所在地為準(zhǔn)。

5．經(jīng)研究生院審批同意修改的信息，由研究生綜合處信息管理科報(bào)省級(jí)教育行政部門備案。

6．研究生提交的證明材料必須真實(shí)、有效，如發(fā)現(xiàn)弄虛作假，有偽造行為者，將視情節(jié)輕重，根據(jù)學(xué)校有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

本規(guī)定自公布之日起施行，解釋權(quán)屬研究生院。

                                       研究生院

                                    2009年9月9日