第一章    總   則

第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)生檔案收集和管理工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》和中共中央組織部《關(guān)于印發(fā)〈干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定〉的通知》（中組發(fā)〔2009〕12號）的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本辦法。

第二條 學(xué)生檔案是反映學(xué)生個人經(jīng)歷和德、智、體等各方面表現(xiàn)的歷史記錄，是用人單位了解畢業(yè)學(xué)生學(xué)習(xí)、工作、生活、成長情況的真實(shí)依據(jù)。本科學(xué)生檔案主要指在校學(xué)生從參加高考、錄取入學(xué)到畢業(yè)期間所形成的各種文件材料。學(xué)生檔案管理是指對反映學(xué)生個人經(jīng)歷和德、智、體等各方面表現(xiàn)的各種文件材料進(jìn)行收集、整理和歸（建）檔，以及學(xué)生檔案的利用、轉(zhuǎn)遞等的管理工作。

第三條 學(xué)生檔案管理要堅(jiān)持真實(shí)性、完整性、安全性、規(guī)范性原則，實(shí)行歸口負(fù)責(zé)、分級管理。

學(xué)生工作部負(fù)責(zé)對全校本科學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，各學(xué)院具體負(fù)責(zé)在校生及畢業(yè)生檔案的存管。學(xué)校有關(guān)部門和單位應(yīng)協(xié)助做好學(xué)生檔案材料的收集、歸檔、轉(zhuǎn)遞等工作。

第二章  檔案材料收集

第四條 為使學(xué)生檔案適應(yīng)人事工作的需要，在校期間學(xué)生檔案應(yīng)不斷充實(shí)內(nèi)容。畢業(yè)時學(xué)生檔案中應(yīng)有以下材料：

（一）入學(xué)材料：一般應(yīng)包括高中學(xué)籍卡、高中畢業(yè)生登記表、高考報名登記表、高考體檢表、高考志愿表、入團(tuán)（入黨）申請書及志愿書等材料；

（二）學(xué)習(xí)材料：本科學(xué)習(xí)階段主修、選修、輔修的各科類課程學(xué)習(xí)成績單等材料；

（三）學(xué)籍材料：本科學(xué)習(xí)階段退學(xué)、結(jié)業(yè)、肄業(yè)、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、保留入學(xué)資格、復(fù)學(xué)等變更材料；

（四）鑒定材料：本科學(xué)習(xí)階段學(xué)年鑒定表、軍訓(xùn)鑒定表等材料；

（五）實(shí)習(xí)材料：本科學(xué)習(xí)階段實(shí)習(xí)鑒定表、實(shí)習(xí)報告等材料；

（六）畢業(yè)材料：高校畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生就業(yè)通知書等材料；

（七）學(xué)位材料：本科學(xué)習(xí)階段學(xué)位申請、授予等材料；

（八）獎勵材料：本科學(xué)習(xí)階段獲得的各級表彰獎勵材料，包括各類獎學(xué)金登記表及其他榮譽(yù)表彰證明材料；

（九）處分材料：在校期間違反校紀(jì)校規(guī)、觸犯國家法律等形成的各類處分決定文件或處理材料；

（十）組織材料：入黨（入團(tuán)）申請書、志愿書、自傳、入黨積極分子考察表、政審材料、思想?yún)R報、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請書、黨團(tuán)組織形成的其他有關(guān)材料；參加民主黨派的申請書、登記表等材料；

（十一）體檢材料：入學(xué)體檢表、學(xué)年體檢表、畢業(yè)生體檢表等材料；

（十二）出國材料：因公（私）出國（境）審查表、備案表等材料；

（十三）其他具有保存價值、應(yīng)予歸檔的學(xué)生個人材料。

第五條  學(xué)生檔案材料保存需使用統(tǒng)一且規(guī)范的學(xué)生檔案袋。

第三章  檔案移交和材料歸檔

第六條  學(xué)生檔案及歸檔材料在校內(nèi)流轉(zhuǎn)、移交，應(yīng)遵照以下規(guī)定進(jìn)行。

（一）本科生招生部門在招生工作結(jié)束后，應(yīng)及時按錄取新生名冊向各學(xué)院移交新生原始檔案，并辦理移交手續(xù)。

（二）新生報到時，學(xué)院應(yīng)及時收取學(xué)生本人攜帶的原始檔案。

（三）新生入學(xué)后，學(xué)院在對新生入學(xué)資格進(jìn)行復(fù)查時，應(yīng)認(rèn)真核查新生檔案材料，如發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全的，應(yīng)通過學(xué)校招生部門，向該生原所在學(xué)?；騿挝淮哒{(diào)補(bǔ)齊。確因客觀原因無法補(bǔ)齊的，須在該生檔案目錄上注明。復(fù)查合格后正式建立學(xué)生檔案，進(jìn)行登記、換袋、編號，填寫檔案目錄。

（四）校內(nèi)有關(guān)部門和單位應(yīng)當(dāng)定期將工作中形成的、符合本辦法第四條規(guī)定的正式有效材料移交學(xué)院歸檔，并辦理移交手續(xù)。學(xué)院應(yīng)將接收的學(xué)生檔案材料及時登記、歸檔，同時做好本單位有關(guān)工作中形成的學(xué)生檔案材料的歸檔工作。

第七條  各部門和單位提供的各類歸檔材料必須是辦理完畢、手續(xù)完備的正式有效文件。

歸檔材料應(yīng)當(dāng)完整、真實(shí)，文字清晰，對象明確，標(biāo)明歸檔材料的主辦部門（單位）及日期。凡規(guī)定由組織審查蓋章的，應(yīng)當(dāng)加蓋公章。規(guī)定要同本人見面的材料（如審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論、處分決定或意見、組織鑒定等），應(yīng)當(dāng)有本人簽字；特殊情況下，本人見面后未簽字的，可由組織注明。個人文字材料應(yīng)當(dāng)有本人簽字。

歸檔材料應(yīng)使用規(guī)范的辦公用紙，文字須是打印、鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水、碳素筆書寫。不得使用圓珠類油筆、鉛筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。

歸檔材料應(yīng)當(dāng)是原件，特殊情況存入復(fù)印件的，應(yīng)當(dāng)在復(fù)印件上注明原件保管單位，并加蓋公章。

《學(xué)生登記表》、《畢業(yè)生登記表》是學(xué)生在校期間的重要學(xué)籍和學(xué)習(xí)履歷證明，應(yīng)根據(jù)學(xué)生在校期間情況如實(shí)填寫、及時歸檔。

第八條 學(xué)生檔案或相關(guān)歸檔材料在移交時，移交方須填寫 “檔案材料移交單”，由交接雙方經(jīng)辦人當(dāng)面檢查驗(yàn)收，核對無誤后履行簽字手續(xù)。移交單一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。

如移交材料不符合歸檔要求，接收單位有權(quán)拒收，移交單位應(yīng)當(dāng)按檔案管理規(guī)定重新組織辦理補(bǔ)交。

第四章 檔案轉(zhuǎn)遞

第九條 學(xué)生畢業(yè)（結(jié)業(yè)、肄業(yè)）、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、出國或死亡等原因發(fā)生學(xué)籍變動的，應(yīng)當(dāng)及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。本人不能辦理的，由所在學(xué)院協(xié)助辦理。

學(xué)生檔案向校外轉(zhuǎn)遞必須使用統(tǒng)一印制的專用檔案袋，經(jīng)嚴(yán)格密封后通過專門機(jī)構(gòu)寄送、轉(zhuǎn)遞，必要時可派專人送取。原則上學(xué)生檔案不得交由本人自帶，如有特殊原因可自帶的，應(yīng)出示用人單位調(diào)檔函或相關(guān)證明。

第十條 校內(nèi)跨學(xué)院轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)生學(xué)籍變更后，有關(guān)學(xué)院應(yīng)及時辦理學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，履行檔案移交手續(xù)。

第十一條 轉(zhuǎn)到其他學(xué)校學(xué)習(xí)的學(xué)生，有關(guān)學(xué)院應(yīng)當(dāng)在接到學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)通知后及時辦理學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，按規(guī)定寄發(fā)或送交學(xué)生檔案，并與檔案接收單位聯(lián)系，確認(rèn)簽收；由其他學(xué)校轉(zhuǎn)入我校的學(xué)生，有關(guān)學(xué)院應(yīng)在收到學(xué)生檔案后認(rèn)真檢查驗(yàn)收。

第十二條 畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞，由學(xué)校統(tǒng)一部署，學(xué)院具體負(fù)責(zé)，并應(yīng)遵照以下要求：

（一）畢業(yè)生到機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)等具有檔案管理權(quán)限的單位就業(yè)的，其檔案寄送至就業(yè)單位檔案管理部門；到私營企業(yè)、外資企業(yè)就業(yè)或自主創(chuàng)業(yè)、從事自由職業(yè)等無檔案管理權(quán)限的單位就業(yè)的，檔案可寄送至就業(yè)地或原籍所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，由其提供人事代理服務(wù)。

（二）考取外校研究生的畢業(yè)生，其檔案根據(jù)錄取院校的具體要求寄送至錄取院校；考取本校研究生的畢業(yè)生檔案由所在學(xué)院本科階段檔案負(fù)責(zé)人轉(zhuǎn)遞至研究生階段檔案負(fù)責(zé)人。

（三）畢業(yè)生出國留學(xué)的，可將檔案轉(zhuǎn)遞至留學(xué)服務(wù)中心或具備海外學(xué)歷認(rèn)證資質(zhì)的人事代理機(jī)構(gòu)。

（四）國防定向畢業(yè)生的檔案由學(xué)生所在學(xué)院按有關(guān)要求轉(zhuǎn)交至部隊(duì)國防生選培工作辦公室，由其統(tǒng)一辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

（五）未落實(shí)就業(yè)單位或暫緩就業(yè)的畢業(yè)生，其檔案需按規(guī)定寄送至原籍或家庭所在地人事管理部門，也可根據(jù)實(shí)際情況選擇各省市公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。

因?qū)W校不具備畢業(yè)生人事關(guān)系代理及檔案管理資質(zhì)，原則上不建議畢業(yè)生將檔案留在學(xué)校存放。因特殊情況確有需要的，可申請檔案暫由學(xué)校保管，保管期限最長為兩年，兩年內(nèi)未辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)的，其檔案由學(xué)校發(fā)回原籍所在地就業(yè)管理部門指定的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。

（六）畢業(yè)生到就業(yè)單位報到或檔案寄送至公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)后，應(yīng)立即向報到單位檔案管理部門或公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)查詢本人檔案是否簽收。如未收到檔案，應(yīng)及時與所在學(xué)院檔案郵寄負(fù)責(zé)人咨詢。

（七）如遇相關(guān)文件或政策調(diào)整，以最新文件或政策的要求為準(zhǔn)。

第十三條 申請自費(fèi)出國或主動申請退學(xué)的學(xué)生，在征求學(xué)生本人意見后，其檔案應(yīng)按規(guī)定寄送至有關(guān)單位代管。

第十四條 受學(xué)校退學(xué)處理決定、開除學(xué)籍處分決定的學(xué)生，其檔案由學(xué)生工作部寄送至學(xué)生原籍所在地指定的檔案管理部門，并及時告知學(xué)生本人或?qū)W生家長。

第十五條 當(dāng)年未報到入學(xué)的本科生新生，其檔案由學(xué)院退回招生工作辦公室。

第十六條 畢業(yè)生或其他離校學(xué)生的檔案，在轉(zhuǎn)遞過程中因特殊原因遺失的，有關(guān)學(xué)院應(yīng)及時報告學(xué)生工作部，協(xié)調(diào)采取相應(yīng)補(bǔ)救措施。

第五章 檔案查閱與使用

第十七條 從事學(xué)生教育與管理工作的學(xué)校有關(guān)部門和學(xué)院負(fù)責(zé)人、輔導(dǎo)員、班主任、導(dǎo)師等相關(guān)人員，因工作需要可在檔案管理人員監(jiān)督下查閱學(xué)生檔案，并辦理登記手續(xù)。

校內(nèi)其他有關(guān)人員因工作需要查閱學(xué)生檔案的，須提供所在部門或單位出具的書面證明，經(jīng)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員監(jiān)督下查閱學(xué)生檔案，并辦理登記手續(xù)。

校外人員因工作需要查閱學(xué)生檔案，應(yīng)持單位組織、人事部門或公安、保衛(wèi)部門的介紹信，出具有關(guān)身份證明，說明查詢內(nèi)容及目的，經(jīng)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可在檔案管理人員監(jiān)督下查閱學(xué)生檔案，并辦理登記手續(xù)。

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在查閱人歸還檔案時，認(rèn)真核對、清點(diǎn)檔案材料。

第十八條 學(xué)生檔案一般不予借閱，確因工作需要必須借閱的，應(yīng)當(dāng)由借閱單位出具證明，說明借閱理由及歸還時間，經(jīng)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。

借閱僅限于加蓋公章的檔案復(fù)印件，該復(fù)印件與原件具有相同的法律效力，原件一律不準(zhǔn)借閱。

外借復(fù)印件歸還時，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案目錄核對材料，履行歸還手續(xù)后對檔案復(fù)印件進(jìn)行銷毀。

第十九條 查（借）閱學(xué)生檔案時，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不得涂改、勾畫、標(biāo)記、抽出、撤換、銷毀檔案材料。未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自摘記、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。

第二十條 學(xué)生本人不得查閱個人檔案。確有特殊原因（如畢業(yè)聯(lián)系工作、辦理出國手續(xù)等）需要復(fù)制本人有關(guān)材料的，應(yīng)當(dāng)由學(xué)生本人提出書面申請，說明材料內(nèi)容和使用意圖，經(jīng)學(xué)院主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。

由他人代辦的，需出具書面委托和代辦人身份證明。

第六章 檔案日常管理

第二十一條 學(xué)生檔案屬需妥善保管的內(nèi)部文件。學(xué)校相關(guān)部門和學(xué)院要確定專門管理人員，完善檔案管理硬件設(shè)施，優(yōu)化檔案保管與存放環(huán)境，確保學(xué)生檔案的存放安全，維護(hù)學(xué)生檔案管理的嚴(yán)肅性。

學(xué)生檔案管理人員如發(fā)生工作變動，應(yīng)當(dāng)及時做好檔案管理工作的交接手續(xù)。

第二十二條 根據(jù)檔案管理要求收集的歸檔材料，任何人不得隨意更改、抽出、銷毀。如遇特殊情況必須對有關(guān)材料進(jìn)行更改、抽出或銷毀的，應(yīng)經(jīng)由學(xué)校和學(xué)院負(fù)責(zé)人集體討論，提出處理意見，并視情況報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第二十三條 學(xué)校不斷改進(jìn)和完善學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高學(xué)生檔案管理工作水平，推進(jìn)學(xué)生檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化。

第二十四條 每年畢業(yè)生派遣前和新生入學(xué)后的三個月內(nèi)，學(xué)校部署落實(shí)有關(guān)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和新生檔案整理、建檔的各項(xiàng)工作。

第二十五條 學(xué)校定期對學(xué)院的學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行督查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正學(xué)生檔案管理中存在的問題。

第二十六條  學(xué)生檔案日常管理要設(shè)立專門的學(xué)生檔案存放空間，檔案存放處要堅(jiān)固、安全，應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防光、防鼠、防蟲蛀、防塵、防高溫等功能，并應(yīng)經(jīng)常檢查以確保安全。

第七章 附   則

第二十七條 本辦法適用于在本校接受普通高等學(xué)歷教育的本科學(xué)生的檔案管理。?？茖W(xué)生或其他培養(yǎng)方式學(xué)生的檔案管理工作可參照本辦法執(zhí)行。

第二十八條 本辦法自公布之日起施行。原《吉林大學(xué)本科學(xué)生檔案管理辦法》（2014年修訂）同時廢止。

第二十九條 本辦法由學(xué)生工作部（處）負(fù)責(zé)解釋。