吉林大學(xué)研究生人事檔案管理辦法

校研院字[2015]33號

第一章 總 則

第一條 為了做好研究生人事檔案管理工作，促使我校研究生人事檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校具體情況，特制定本辦法。

第二條 研究生人事檔案是研究生在校期間形成的，反映研究生個人經(jīng)歷、德能勤績、學(xué)習(xí)狀況的檔案材料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)。

第三條 檔案管理對象為我校按照國家招生規(guī)定錄取的接受學(xué)歷教育并取得學(xué)籍的非定向就業(yè)研究生。

第二章 管理職責及范圍

第四條 研究生檔案管理工作按照學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、培養(yǎng)單位分級管理的原則實行。

第五條 研究生院負責研究生人事檔案管理政策的制定，研究生管理處負責研究生人事檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。

第六條 研究生檔案日常管理由各培養(yǎng)單位負責，并指定專人做好研究生檔案的接收、建檔、歸檔、查閱、保管和轉(zhuǎn)遞等工作。

第七條 研究生檔案的接收、審核、轉(zhuǎn)出等工作信息需及時登記在《吉林大學(xué)研究生檔案管理記錄冊》中，做到檔案管理工作信息記載準確、規(guī)范。

第三章 歸檔內(nèi)容

第八條 研究生人事檔案分入學(xué)前檔案和在學(xué)期間充實檔案。

第九條 入學(xué)前檔案應(yīng)當包括高中畢業(yè)生登記表、高等學(xué)校報考登記表、高校學(xué)生登記表、高校畢業(yè)生登記表、成績單、入團入黨材料、體檢表、獎勵材料和處分材料等。

第十條 在學(xué)期間充實檔案應(yīng)當包括以下內(nèi)容：

（一）研究生報考登記表、入學(xué)通知書（正本）等；

（二）研究生入學(xué)體檢表；

（三）研究生入學(xué)登記表；

（四）團員、黨員或黨的積極分子有關(guān)材料；

（五）各學(xué)年總結(jié)鑒定表；

（六）各種獎勵、表彰登記表等；

（七）紀律處分決定；

（八）學(xué)籍異動材料；

（九）研究生成績單；

（十）學(xué)位授予材料；

（十一）畢業(yè)研究生登記表；

（十二）畢業(yè)研究生體檢表；

（十三）全國畢業(yè)研究生就業(yè)通知書；

（十四）其它應(yīng)存檔的材料。

第四章 歸檔要求

第十一條 新生入學(xué)后，培養(yǎng)單位在對新生入學(xué)資格進行復(fù)查時，應(yīng)認真核查新生檔案材料，如發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全的，應(yīng)通過學(xué)校招生部門，向該生原所在學(xué)校或單位催調(diào)補齊。確因客觀原因無法補齊的，須在該生檔案目錄上注明。復(fù)查合格后正式建立研究生人事檔案，進行登記、換袋、編號，填寫檔案目錄。

第十二條 檔案管理人員應(yīng)及時收集和整理在學(xué)期間的檔案材料，檔案信息記載準確、規(guī)范，材料必須做到真實、完整、齊全、文字清楚，并經(jīng)組織審查，按要求簽字蓋章后方能歸檔。

第十三條 材料應(yīng)使用A4型公文用紙，填寫內(nèi)容應(yīng)使用鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅色墨水、藍色墨水、復(fù)寫紙等書寫。

第五章 檔案利用 

第十四條 因工作需要查閱研究生檔案，須遵守以下規(guī)定：

（一）凡外單位到我校查閱研究生檔案，須持本單位的介紹信并經(jīng)研究生管理處同意方可查閱；

（二）凡校內(nèi)相關(guān)部門查閱研究生檔案，須出具校內(nèi)公函；

（三）查閱檔案只能在檔案存放地點內(nèi)并在檔案管理人員監(jiān)督下進行。

第十五條 研究生在學(xué)期間不得隨意調(diào)出檔案。應(yīng)屆畢業(yè)生因升學(xué)、就業(yè)等原因需調(diào)檔者，應(yīng)憑調(diào)檔函調(diào)閱。調(diào)閱僅限于加蓋公章的檔案復(fù)印件，該復(fù)印件與原件具有相同的法律效力，原件一律不準調(diào)閱。檔案復(fù)印件調(diào)閱時間不得超過一周。調(diào)出復(fù)印件歸還時，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案目錄核對材料，履行歸還手續(xù)后對檔案復(fù)印件進行銷毀。

第十六條 研究生檔案利用須遵守保密原則，嚴禁涂改、抽取、撤換檔案材料，若出現(xiàn)此類情況按學(xué)校有關(guān)規(guī)定處理。

第六章 檔案轉(zhuǎn)遞

第十七條 研究生離校，培養(yǎng)單位應(yīng)及時將檔案轉(zhuǎn)出。研究生檔案原則上應(yīng)按照國家規(guī)定的方式轉(zhuǎn)遞，也可由接收單位派專人持單位介紹信接轉(zhuǎn)，不準拆分轉(zhuǎn)遞或本人自帶。

第十八條 轉(zhuǎn)遞檔案必須認真填寫“檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，嚴密封裝并加蓋密封章。

第十九條 轉(zhuǎn)出檔案收到回執(zhí)后要認真登記，妥善保管，留作備查。

第二十條 調(diào)閱檔案退回時，培養(yǎng)單位應(yīng)按照檔案明細審核無誤后，及時將回執(zhí)單郵寄給調(diào)閱單位。

第二十一條 已落實就業(yè)單位并簽訂就業(yè)協(xié)議書的畢業(yè)生（含因就業(yè)中途退學(xué)的研究生和進入博士后流動站工作的研究生），其檔案寄送至畢業(yè)生報到單位人事部門或人事托管機構(gòu)（留校工作畢業(yè)生檔案由所在學(xué)院安排專人負責轉(zhuǎn)遞）。

暫時沒有具體工作單位或單位不能接收檔案和戶口的研究生，在辦理離校手續(xù)后，其檔案由培養(yǎng)單位按照國家規(guī)定的方式轉(zhuǎn)回生源地所在地人事部門，或在吉林省就業(yè)、人力資源和社會保障部門辦理就業(yè)代理業(yè)務(wù)，或根據(jù)本人意愿按照學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)部門相關(guān)規(guī)定處理。

考取外校博士研究生的碩士畢業(yè)生，其檔案寄送至錄取院校（考取本校博士研究生的畢業(yè)生檔案由所在學(xué)院安排專人負責轉(zhuǎn)遞）。

第二十二條 當年未報到入學(xué)的研究生新生，其檔案由培養(yǎng)單位退回招生工作辦公室。

第二十三條 凡退學(xué)、取消學(xué)籍、開除學(xué)籍、因公出國攻讀學(xué)位的研究生，在辦理離校手續(xù)后，其檔案由培養(yǎng)單位按照國家規(guī)定的方式轉(zhuǎn)回生源地所在地人事部門，或在吉林省就業(yè)、人力資源和社會保障部門辦理就業(yè)代理業(yè)務(wù)。

第二十四條 因死亡注銷學(xué)籍的研究生人事檔案由培養(yǎng)單位移交至研究生管理處統(tǒng)一保管。

第七章 檔案存放

第二十五條 各培養(yǎng)單位要設(shè)立專門的研究生檔案存放空間，檔案存放處要堅固、安全，應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防光、防鼠、防蟲蛀、防塵、防高溫等功能，并應(yīng)經(jīng)常檢查以確保安全。

第八章 附 則

第二十六條 定向就業(yè)研究生的在校期間的學(xué)習(xí)檔案參照本辦法執(zhí)行。

第二十七條 本辦法解釋權(quán)歸研究生院。

第二十八條 本辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行。

                                       吉林大學(xué)研究生院

                                       2015年5月22日