校內(nèi)各有關(guān)單位：

根據(jù)教育部《關(guān)于做好2021年在華舉辦國際會議預(yù)報和管理工作的通知》（教外司際〔2020〕1093號）要求和《吉林大學(xué)關(guān)于舉辦國際會議的管理辦法（試行）》（校發(fā)〔2019〕33號），為進(jìn)一步規(guī)范在華舉辦（包括通過線上、線下和線上線下相結(jié)合方式主辦、對外申辦、承辦、合辦等）國際會議管理工作，現(xiàn)將2021年國際會議（含雙邊會議）預(yù)報和管理工作有關(guān)事宜通知如下：

一、關(guān)于會議預(yù)報

（一）國際會議預(yù)報制度旨在限制重復(fù)舉辦相同的會議，防止出現(xiàn)先對外承諾后申報的現(xiàn)象。國際會議預(yù)報年份是指會議申報單位擬對外宣布或承諾（或申辦）的年份。預(yù)報中的“2021年國際會議”既包括擬在2021年年內(nèi)召開的國際會議，也包含擬在2021年后舉辦，但須在2021年對外承諾的國際會議。

（二）國際會議每年可分兩次進(jìn)行預(yù)報。2020年11月可預(yù)報下一年度擬在華舉辦的一般國際會議和重大國際會議，2021年4月前可補預(yù)報擬在2021年7-12月舉辦的一般國際會議。

（三）預(yù)報僅需提供擬舉辦會議的簡單信息，在擬對外承諾日期前四個月須提交正式申報材料。未經(jīng)教育部審批通過的會議不得擅自對外承諾。

需特別注意的是：

1.國際會議預(yù)報經(jīng)教育部審批通過后，方可提交會議正式申報材料。

2.國際會議預(yù)報、正式申報和總結(jié)均須嚴(yán)格按時限要求提交材料，如確因特殊原因未能按時限要求提交的，須另以公函的形式說明原因。教育部在國際會議的受理和審批過程中將會考慮申報單位以往會議提交預(yù)報、申報和總結(jié)的情況。

根據(jù)國際會議的相關(guān)管理規(guī)定，會議結(jié)束后，申報單位須于兩個月內(nèi)在申報系統(tǒng)中提交國際會議總結(jié)材料，并將書面總結(jié)報送國際合作與交流處。2020年已獲批并于10月31日前舉辦完畢的國際會議，需在2021年國際會議預(yù)報截止日期前在系統(tǒng)中提交會議總結(jié)。未按時在系統(tǒng)中提交總結(jié)的單位，教育部將限制該單位未來會議的預(yù)報和申報工作。

3.重大國際會議必須按時限預(yù)報，逾期不得補報。已作為一般會議批準(zhǔn)的國際會議不得隨意升格，不得隨意邀請黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、外國政府正部長及其以上官員或前國家元首、政府首腦或重要閣僚出席會議。對于重大國際會議，經(jīng)教育部審核后，報國務(wù)院審批。根據(jù)以往經(jīng)驗，未經(jīng)預(yù)報的重大國際會議在正式申報時有可能不被批準(zhǔn)，因此請各教學(xué)科研單位務(wù)必高度重視，做好規(guī)劃和提前預(yù)報工作。

注：重大國際會議是指：①外賓人數(shù)在100人以上或會議總?cè)藬?shù)在400人以上的社科類國際會議，以及外賓人數(shù)在300人以上或會議總?cè)藬?shù)在800人以上的自然科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的專業(yè)性或?qū)W術(shù)性國際會議；②有外國政府正部長及其以上官員或前國家元首、政府首腦出席的高級別國際會議；③邀請黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人出席的國際會議；④其他事關(guān)核心利益、涉及重大敏感問題以及重要國際問題的國際會議。 上述類別重大國際會議，均需提前一年預(yù)報至教育部，由教育部向外交部報送年度申辦和舉辦國際會議計劃，并報送國務(wù)院備案，未納入年度計劃或未通過教育部初審的重大國際會議，教育部原則上不再受理。

一般國際會議是指：①外賓人數(shù)在100人以下或會議總?cè)藬?shù)在400人以下的一般國際會議，以及外賓人數(shù)在300人以下或會議總?cè)藬?shù)在800人以下的自然科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的專業(yè)性或?qū)W術(shù)性國際會議；②雙邊會議以及國際合作項目中的工作會議。

二、2020年國際會議預(yù)報方式

根據(jù)教育部要求，國際會議的預(yù)報、申報和管理在“中國教育系統(tǒng)學(xué)術(shù)會議云平臺”（以下簡稱“國際會議管理系統(tǒng)”）中進(jìn)行，登錄網(wǎng)址為http://econf.hust.edu.cn。各教學(xué)科研單位需組織本單位計劃于2021年舉辦或?qū)ν獬兄Z舉辦國際會議的申報人登錄國際會議管理系統(tǒng)進(jìn)行國際會議預(yù)報申請，填寫并下載預(yù)報申請表，簽字蓋章后在系統(tǒng)中上傳掃描件，由申報單位管理員在線進(jìn)行審核，管理員審核需于2020年11月18日（星期三）前完成。

申報單位未備案管理員帳戶的，需在國際會議管理系統(tǒng)注冊，填寫《吉林大學(xué)國際會議管理系統(tǒng)單位管理員備案表》（附件3），由本單位黨委書記簽字并加蓋黨委公章，電子版發(fā)送至expert@jlu.edu.cn。

審核完畢后，各單位須匯總并填寫《2021年度擬申辦及在華舉辦（含承辦、合辦等）國際會議計劃表》（附件4），加蓋單位公章，于2020年11月19日（星期四）前將紙質(zhì)版原件報送至國際合作與交流處專家科，電子版發(fā)送至expert@jlu.edu.cn。

三、注意事項

（一）以線上線下相結(jié)合方式舉辦的會議須提供線下參會人員規(guī)模、范圍以及疫情防控預(yù)案，并向當(dāng)?shù)匾咔榉揽夭块T報備。

（二）與境外非政府組織合作舉辦或接受其資助舉辦國際會議，必須按照《境外非政府組織境內(nèi)活動管理法》規(guī)定，依法在會前到屬地省級公安機關(guān)履行臨時活動備案手續(xù)。

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